Der Vorsteuerabzug: Das sollten Freiberufler wissen

Die Umsatzsteuer soll einen Freiberufler nicht belasten, daher wurde seitens des Gesetzgebers die Möglichkeit eingeräumt, die eigene Umsatzsteuerlast aus bezahlten Rechnungen abzuziehen.

Diese Vorgehensweise wird als Vorsteuerabzug bezeichnet.
Genau genommen ist die Vorsteuer daher als eine Form der Umsatzsteuer zu sehen.

Sie ist die Steuer, die dem Freiberufler oder Selbstständigen selbst in Rechnung gestellt wird. Die Steuerschuld des Freiberuflers verringert sich durch den Vorsteuerabzug.

Was versteht man unter dem Vorsteuerabzug?

© Friedberg - Fotolia.com Ein Freiberufler kann einem Geschäftspartner die Umsatzsteuer im Rahmen der erbrachten Leistungen in Rechnung stellen.

Mit der Umsatzsteuer belastet wird aber nur der Endverbraucher.

Der Geschäftspartner kann die gezahlte Umsatzsteuer daher bei seinem Finanzamt geltend machen.
Voraussetzung dafür ist, dass er dazu berechtigt ist.

Für die Berechtigung zum Vorsteuerabzug sind einige Voraussetzungen zu erfüllen.

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Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug

Die Vorsteuer darf ein Freiberufler nur dann abziehen, wenn er selbst Umsatzsteuer erheben muss.

Das ist immer dann der Fall, wenn der jährliche Umsatz die Grenze von 17.500 € übersteigt.

Werden Rechnungen an Kunden geschrieben, so muss die Umsatzsteuer von 7 % oder 19 % ausgewiesen werden.

Der Umsatzsteuersatz ist von der Art des Produkts oder der erbrachten Leistung abhängig.

Folgende Voraussetzungen müssen zum Vorsteuerabzug erfüllt werden:

• Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen Sie Unternehmer sein. Auch ein Freiberufler kann als Unternehmer gelten.
• Die Dienstleistung oder das Produkt, welches Sie gekauft haben, ist mit der Umsatzsteuer belastet.
• Die Ausgaben, die Ihnen selbst entstanden sind, stehen in direktem Zusammenhang mit einer bezogenen Leistung, die der Umsatzsteuer unterliegt. Diese Leistung muss für Ihr Unternehmen relevant sein. Außerdem muss diese Leistung dazu taugen, eigene steuerpflichtige Umsätze zu generieren.
• Zuletzt genannt, aber nicht minder wichtig: Sie sind im Besitz einer korrekten Eingangsrechnung.
  

Im Umkehrschluss sind Sie immer dann nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn Sie:

• im Sinne des Umsatzsteuergesetzes als Kleinunternehmer gelten.
• Ihre Vorsteuer nach so genannten Durchschnittssätzen ermitteln.
• Kosten haben, die mit einer umsatzsteuerfreien Leistung in Zusammenhang stehen. Dies ist zum Beispiel bei Einnahmen aus einer Vermietung an private Nutzer der Fall.
• Rechnungen vorliegen haben, die den geltenden Formvorschriften nicht genügen.
• einen Gegenstand erwerben, der nicht für Ihren eigenen Betrieb, sondern für den privaten Einsatz benötigt wird.
• in Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Ein Beispiel, wie aus gezahlter Umsatzsteuer die Vorsteuer wird

Sie sind als Freiberufler zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Nun haben Sie beispielsweise für Ihr Lektorat ein Regal gekauft und erhalten dafür vom Möbelhaus eine Rechnung über 1.000 €.
Die enthaltene Umsatzsteuer beträgt 19 %, das wären in dem Fall 190 €.
Sie zahlen für das Regal also 1.190 €.

Wenn Sie nun eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, so bekommen Sie 190 € erstattet.

Die Umsatzsteuer mussten Sie daher erst einmal entrichten, sie ist aber zu einer Art Durchlaufposten für Sie geworden, da das Finanzamt Ihnen den Betrag erstattet. Auch in der Umsatzsteuerjahreserklärung werden die 190 € angegeben.

Erhalten Sie hohe Eingangsrechnungen über 5.000 €, so sollten Sie von diesen sofort eine Kopie anfertigen.

Bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung bzw. bei der Umsatzsteuerjahreserklärung können Sie diese Kopie direkt beim Finanzamt einreichen.
In der Regel fordert das Finanzamt ohnehin Rechnungskopien an, wenn hohe Einzelrechnungen vorliegen.

Möglich ist auch, dass der Umsatzsteuerprüfer bei Ihnen vor der Tür steht, damit der Vorsteuerabzug direkt vor Ort geprüft werden kann.

Die Vorsteuer wird häufig eher erstattet, wenn höhere Rechnungen schon vorab an das Finanzamt übermittelt werden.

Regelungen für Gründer

Wenn Sie als Freiberufler mit einer Existenzgründung an den Start gehen, durchlaufen Sie mit Ihrem Unternehmen wahrscheinlich verschiedene Entwicklungsphasen.

Wichtig zu wissen ist daher, dass es auch beim Vorsteuerabzug unterschiedliche Regelungen gibt, die beachtet werden sollten. Denn Ihnen können zum Beispiel als Gründer schon in der Vorbereitungsphase Ihrer freiberuflichen Tätigkeit Kosten entstehen.

Hierfür können Sie beim Finanzamt einen Antrag stellen, der es Ihnen ermöglicht, alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Ihrer zukünftigen Tätigkeit zu sehen sind, erstattet zu bekommen.

Wichtig ist dafür aber, dass Sie nachweisen können, dass die entstandenen Kosten tatsächlich beruflich notwendig waren.

Wenn Sie zum Beispiel einen Computer für Ihre freiberufliche Tätigkeit als Übersetzer oder Texter anschaffen, so sollte dieser tatsächlich dafür vorgesehen sein und nicht aus der privaten Nutzung einfach in die dienstliche Nutzung wechseln.

Ohne Weiteres gewährt werden seitens des Finanzamts die Kosten für Fachliteratur zur Gründung, Eintrittspreise sowie Teilnahmekosten an Gründerseminaren und Messen für Gründer, Honorare für Steuerberater, Telefonkosten oder Ausgaben für die Einrichtung eines Büros bzw. für Büromaterialien.

Wichtig:
Sie können den Vorsteuerabzug für Betriebsausgaben nur dann geltend machen, wenn Sie zu jeder Rechnung Details angeben können, warum diese Kosten für Sie angefallen sind.

Es gilt, dass eindeutig erkennbar sein muss, dass Sie ohne die entsprechenden Ausgaben nicht in der Lage wären, beruflich an den Start zu gehen.

Außerdem müssen Sie später natürlich zum Vorsteuerabzug berechtigt sein.
Kommt es zum geplanten Zeitpunkt doch nicht zur Existenzgründung, so geht Ihnen der Vorsteuerabzug aber nicht verloren.

Die Kleinunternehmer können den Vorsteuervorteil nicht nutzen

Wenn Sie als Freiberufler beruflich durchstarten wollen, so müssen Sie sich natürlich beim Finanzamt anmelden.

Dieses übersendet Ihnen daraufhin einen Fragebogen. Hier müssen Sie Angaben zu Ihrer Person, zu Ihrer beruflichen Tätigkeit sowie zu Ihrem geplanten Gewinn machen.

Außerdem wird danach gefragt, ob Sie die Kleinunternehmerregelung für sich in Anspruch nehmen wollen.

Hier gilt § 19 UStG, in dem geregelt ist, dass Ihr Umsatz im laufenden Jahr 17.500 € nicht übersteigen darf.
Wenn Sie sich als Kleinunternehmer registrieren lassen wollen, so hat diese Einstufung natürlich Konsequenzen für Sie.

Sie dürfen als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen, auch wenn Ihre Umsätze eigentlich steuerpflichtig wären.

Natürlich bietet sich hier auch ein Wettbewerbsvorteil, denn immerhin können Sie ein und dieselbe Leistung günstiger anbieten als die Konkurrenz. Einfach aus dem Grund, weil Sie keine Umsatzsteuer erheben.

Ein weiterer Vorteil der Kleinunternehmerregelung ist, dass Ihnen jede Menge Bürokratie erspart bleibt.

Sie müssen weder Umsatzsteuervoranmeldung noch Umsatzsteuererklärung an das Finanzamt übermitteln. Der große Nachteil ist jedoch, dass Sie als Kleinunternehmer den Vorsteuerabzug nicht für sich einsetzen können.

Wenn Ihnen zum Anfang Ihrer Tätigkeit hohe Investitionen entstehen - etwa für die Einrichtung eines Büros oder den Kauf einer Immobilie -, so spricht dies gegen die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.

Der Grund:
Sie können die Vorteile des Vorsteuerabzugs nicht nutzen.
Sie müssen daher die Umsatzsteuer zahlen, ohne dass Sie sich die steuerlichen Ausgaben zurückholen können.

Die Folgen des Vorsteuerabzugs

Wenn Sie als Freiberufler die Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen, so können Sie die gezahlte Umsatzsteuer nicht als Betriebsausgabe ansetzen.

Die Vorsteuer wirkt sich nicht gewinnrelevant aus.

Dies kann allerdings von Nachteil sein, denn beim Kauf von Anlagevermögen können Sie die Umsatzsteuer, die im Kaufpreis enthalten ist, nicht als so genannte Anschaffungsnebenkosten geltend machen. Der Gewinn sinkt damit nicht, die Steuerlast bleibt deutlich höher.

Der Vorsteuerabzug und seine Besonderheiten

Beim Vorsteuerabzug kann es einige Besonderheiten geben, die ein Unternehmer und Freiberufler unbedingt kennen sollte.

Zeitpunkt	Die Vorsteuer darf der Freiberufler dann abziehen, wenn er die Rechnung mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer in der Hand hält. Wann die Rechnung tatsächlich bezahlt wird, ist dabei unerheblich.
Begrenzung	Der Vorsteuerabzug wird immer nur in der gesetzlich vorgesehenen Höhe gewährt. Das heißt, wenn in einer Rechnung die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen wurde, so kann der Vorsteuerabzug nicht ebenfalls zu hoch ausfallen. Eine zu hohe Umsatzsteuer kommt immer dann zustande, wenn sie falsch berechnet wurde oder wenn 19 % Mehrwertsteuer anstatt der vorgeschriebenen 7 % Steuer aufgeführt sind.
Rechnung ohne Umsatzsteuer	Es gibt einige Branchen, in denen muss der Rechnungsaussteller keine Umsatzsteuer ausweisen. Der Empfänger kann die Umsatzsteuer dann direkt an das Finanzamt abführen. Der Vorsteuerabzug ist in gleicher Höhe möglich und kann im Gegenzug zur Zahlung der Umsatzsteuer direkt beim Finanzamt beantragt werden.
Ausland	Wenn Sie als Freiberufler z. B. als Dolmetscher im EU-Ausland Umsatzsteuer zahlen, so können Sie sich diese vom zuständigen Finanzamt im Ausland erstatten lassen. Dafür müssen Sie einen entsprechenden Antrag stellen, der bis spätestens zum 30. September des folgenden Jahres beim Bundeszentralamt für Steuern eingereicht werden muss. Dieser Antrag muss in elektronischer Form vorliegen.

Der pauschale Vorsteuerabzug

Generell gilt, dass ein Unternehmer, wenn er den Vorsteuerabzug nutzen möchte, eine Rechnung vorliegen haben muss.

Auf dieser muss die festgesetzte Umsatzsteuer ausgewiesen sein.
Doch es gibt auch eine Ausnahme, die allerdings kaum bekannt ist.
Damit ist der pauschale Vorsteuerabzug möglich, für den keine Nachweise benötigt werden.

Allerdings müssen dafür bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. So darf keine Verpflichtung zur Buchführung bestehen, die Gewinnermittlung erfolgt in dem Fall nach der Einnahme-Überschuss-Rechnung wie bei einem Freiberufler.

Der Umsatz im Vorjahr darf 61.356 € nicht überschritten haben. Außerdem sind nur bestimmte Berufsgruppen für diesen pauschalen Vorsteuerabzug zugelassen.

Welche genau das sind, regelt das Umsatzsteuergesetz. Für die einzelnen Berufsgruppen gibt es unterschiedliche Prozentsätze, die als pauschaler Vorsteuerabzug angesetzt werden können.

Der Vorteil daran ist, dass mit einer pauschalen Vorsteuer teilweise höhere Abzüge möglich sind, als mit einer genauen Abrechnung.

Wichtig ist aber, dass tatsächlich nicht alle Berufsgruppen von der Pauschalierung der Vorsteuer Gebrauch machen können. Wer davon genau profitiert, regelt das Umsatzsteuergesetz in der Anlage zu den §§ 69 und 70 der so genannten Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung.

Die folgende Tabelle zeigt, welche Freiberufler zu welchem Prozentsatz von der Möglichkeit des pauschalen Vorsteuerabzugs Gebrauch machen können.

Bildhauer	7 %
Grafiker und Kunstmaler	5,2 %
Freiberufler, die bei Film, Funk, Fernsehen oder Bühne beschäftigt sind	3,6 %
Hochschullehrer	2,9 %
Journalisten	4,8 %
Schriftsteller	2,6 %
Architekten	1,9 %
Patentanwälte	1,7 %
Rechtsanwälte und Notare	1,5 %
Wirtschaftsprüfer, Buchprüfer und Steuerberater	1,7 %

Dennoch sind die pauschalen Vorsteuersätze nicht uneingeschränkt vorteilhaft zu sehen.

Denn die Umsatzsteuer wurde zwar auf 19 % nach oben korrigiert, die pauschalen Vorsteuersätze wurden jedoch nicht angepasst.

Ob die durchschnittlichen Sätze sich also lohnen, sollte im Einzelfall berechnet und regelmäßig überprüft werden.  

Hinweis:
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.

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