Steuertipps für Freiberufler

© FM2 - Fotolia.com Auch wenn der Bereich der Steuern für die meisten Laien undurchsichtig ist, so gilt es doch für Sie als Freiberufler, zumindest die wichtigsten Aspekte der Steuer berechnen zu kennen.

Was sind Betriebsausgaben, was können Sie im Zuge der Steuererklärung als Sonderausgaben ansetzen?

Im Folgenden wollen wir versuchen, ein wenig Licht in das Dunkel der steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten zu bringen.

Das häusliche Arbeitszimmer

Nicht wenige Freiberufler arbeiten nicht in einem gemieteten Büro, sondern in ihrer eigenen Wohnung.

Sie haben sich hier ein Arbeitszimmer eingerichtet und wollen die damit verbundenen Kosten bei der Steuer als absetzbar angeben.

Nun sagt aber das Gesetz, dass die Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer und die Kosten der Ausstattung desselben den Gewinn nicht mindern dürfen.

Diese Regelung gilt allerdings nicht, wenn für die berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz genutzt werden kann.

Die Höhe der abziehbaren Aufwendungen kann auf 1.250 Euro pro Jahr begrenzt werden.

Eine solche Beschränkung in der Höhe der Kosten wird nicht angewendet, wenn für die berufliche Tätigkeit dieses Arbeitszimmer unabdingbar ist und den Mittelpunkt der Tätigkeit darstellt.

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Damit lassen sich für das häusliche Arbeitszimmer drei Fälle unterscheiden.

• Der Steuerpflichtige hat einen weiteren Arbeitsplatz zur Verfügung. Damit kann er das häusliche Arbeitszimmer nicht als Betriebsausgabe ansetzen. Außerdem gelten die Kosten für die Ausstattung des Zimmers nicht als Betriebsausgaben. Lampen, Teppiche sowie der Schreibtisch werden also nicht als Betriebsausgabe anerkannt.
  
  
• Im zweiten Fall besitzt der Steuerpflichtige keinen weiteren Arbeitsplatz. Er kann die Betriebsausgaben mit einer Höhe von 1.250 Euro maximal pro Jahr ansetzen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Betriebsausgaben nachgewiesen werden können. Weitere Kosten sind nicht abzugsfähig. Der genannte Höchstbetrag ist nicht raum-, sondern personengebunden. Das heißt, wenn das Arbeitszimmer durch zwei Personen genutzt wird, können auch beide Personen den Höchstbetrag ansetzen.
  
  
• Im dritten Fall können die Betriebsausgaben in voller Höhe angesetzt werden. Dies gilt, wie eingangs bereits erwähnt wurde, immer dann, wenn der Freiberufler dieses Arbeitszimmer für seine gesamte berufliche Tätigkeit nutzt.

Wenn Sie also als angestellter Texter oder Übersetzer arbeiten, können Sie sich zwar gern ein Arbeitszimmer zu Hause einrichten, die dafür entstehenden Kosten jedoch nicht steuerlich geltend machen.

Möchten Sie wie im zweiten Fall die Höchstgrenze von 1.250 Euro pro Jahr ansetzen, so müssen Sie Mietnebenkosten sowie die anfallenden Stromkosten und eventuell sogar die Wasserkosten prozentual auf den Anteil der Quadratmeter, die das Arbeitszimmer an der gesamten Wohnung ausmacht, aufschlüsseln.

Die Kosten, die die genannte Höchstgrenze übersteigen, sind nicht abzugsfähig.

Die Aufschlüsselung der Ausgaben zählt auch dann, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit darstellt. Dann allerdings gilt die Höchstgrenze der Kosten nicht, sondern sie werden prozentual angesetzt.

Vorsicht ist geboten, wenn sich das selbst genutzte Arbeitszimmer im eigenen Haus oder in der eigenen Eigentumswohnung befindet.

Das häusliche Arbeitszimmer zählt zum Betriebsvermögen, sobald der Verkehrswert von 20.500 Euro überschritten wird oder wenn das Arbeitszimmer mehr als 20 Prozent der gesamten Nutzfläche des Hauses ausmacht.

Wird die freiberufliche Tätigkeit aufgegeben, so kann sich eine Differenz zwischen Zeitwert sowie Buchwert für Grund und Boden und das Gebäude ergeben.

Dann ist eine Einkommensteuernachzahlung möglich.

Eine solche ist vor allem für Freiberufler ab dem 55. Lebensjahr zu überprüfen, denn für sie gilt ein Freibetrag von 45.000 Euro, wenn sie ihren Betrieb aufgeben.
Zu einer Einkommensteuererhöhung kann es auch dann kommen, wenn die Immobilie veräußert wird.

Die Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer können nur dann angewendet werden, wenn es sich dabei um einen abgeschlossenen Raum handelt, der nicht für private Zwecke zur Verfügung steht.

Die Nutzung des Telefons

Bei der Nutzung des Telefons stellt sich immer wieder die Frage, inwieweit die Kosten dafür steuerlich geltend gemacht werden können.

Meist wird das Telefon nicht nur für berufliche Zwecke genutzt, sondern auch für private Anrufe eingesetzt.

Die Gebühren und die Umsatzsteuer können komplett als Betriebsausgaben verbucht werden.

Der Privatanteil der Telefonnutzung wird wie eine Einnahme hinzugerechnet, und zwar auf der Seite der Betriebseinnahmen.

Wenn für Sie die Umsatzsteuerpflicht besteht, so müssen Sie die 19 Prozent Umsatzsteuer ebenfalls auf den privaten Nutzungsanteil hinzurechnen.
Bei der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung fügen Sie die errechnete Summe für die private Telefonnutzung hinzu.

Spätestens muss der Anteil der Umsatzsteuer für die Telefonnutzung bei der Umsatzsteuerjahreserklärung aufgeführt werden.

Die Nutzung des Kfz

Aufwendungen, die für ein betrieblich genutztes Fahrzeug anfallen, gelten als Betriebsausgaben.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Fahrzeug zu mindestens der Hälfte für betriebliche Zwecke eingesetzt wird.

Es kann sogar sein, dass das Finanzamt einen entsprechenden Nachweis verlangt. Hierfür kommt zum Beispiel ein Fahrtenbuch infrage, das allerdings über einen Zeitraum von mindestens drei Monaten geführt werden muss.

Nur so lassen sich die betrieblichen Fahrten mit ihrem Anteil zuverlässig dokumentieren.

Im Zuge der privaten Kfz-Nutzung kommt die Ein-Prozent-Regelung zum Einsatz.
Diese besagt, dass Sie als Steuerpflichtiger monatlich ein Prozent vom Bruttoneupreis des Fahrzeugs versteuern müssen, wenn Sie das Fahrzeug privat nutzen.

Ein Beispiel:
Lektor L. besitzt ein Auto im Betriebsvermögen.
Dieses wurde mit einem Bruttopreis von 30.000 Euro an ihn verkauft. Sämtliche Ausgaben sollen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Dazu zählen
• laufende Kosten: 5000 Euro
• Steuer: 300 Euro
• Versicherung: 500 Euro
• Reparaturen: 150 Euro
• sonstige Kosten: 300 Euro

Die Betriebsausgaben summieren sich somit auf 6.052 Euro.
Nun wird die Ein-Prozent-Regelung angewendet. Hierfür wird jetzt also ein Prozent vom Neupreis errechnet. Dies sind 300 Euro × 12 Monate, ergibt 3.600 Euro.

Bei einer privaten Nutzung des Fahrzeugs von 20 Prozent ergeben sich 700 Euro. 3600 Euro -700 Euro sind 2.900 Euro. Darauf werden 19 Prozent Mehrwertsteuer aufgeschlagen. Das macht 3.451 Euro.
Dazu kommen die errechneten 700 Euro, was 4.151 Euro ergibt. Diese Summe stellt die gesamte Summe der privaten Kfz-Nutzung dar.

Die private Nutzung von 20 Prozent sieht der Gesetzgeber so vor, er teilt die Kfz-Nutzung in 20 Prozent privat und 80 Prozent beruflich.

Die Ein-Prozent-Regelung ist gesetzlich vorgeschrieben.

Dieser Schätzweg ermittelt die private Kfz-Nutzung zu einem recht hohen Steuersatz, vor allem dann, wenn das Fahrzeug nicht so oft für private Fahrten genutzt wird.

Daher gibt es laut Gesetzgeber eine weitere Methode, den privaten Anteil der Kfz-Nutzung herauszurechnen.

Es handelt sich hierbei um die Fahrtenbuchmethode.

Sie als Steuerpflichtiger müssen dafür ein regelmäßiges Fahrtenbuch führen und exakt Ihre Fahrten festhalten. So können Sie jeden gefahrenen Kilometer im Jahr für private und beruflich veranlasste Fahrten aufteilen.

Stellt sich jedoch heraus, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt wurde, so wird die Ein-Prozent-Regelung angewendet.

Empfehlenswert ist es, sich mit der Methode des Fahrtenbuchs vertraut zu machen. Sie ist zwar recht aufwendig, führt jedoch zu Steuereinsparungen, wenn das Fahrzeug nur selten privat genutzt wird.

Privatentnahmen

Einkommenssteuerpflichtig ist die Entnahme von steuerpflichtigen Gegenständen, die dem Betriebsvermögen zugerechnet werden.

Außerdem werden Sie mit einer solchen Privatentnahme umsatzsteuerpflichtig.

Ein Beispiel dafür ist, wenn sich der Werbetexter W. eine neue Büroeinrichtung zulegt.

Die alten Möbel werden nicht mehr gebraucht, besitzen lediglich noch einen Erinnerungswert und werden im Anlagevermögen mit einem Wert von einem Euro geführt.

Wird nun der Schreibtisch verkauft und nimmt der Freiberufler für diesen 60 Euro, so werden diese 60 Euro als tatsächlicher Wert gesehen.

Damit liegt ein Entnahmetatbestand vor, der steuerpflichtig ist.
Der Wert von einem Euro, mit dem die Möbel noch geführt wurden, gilt als Betriebsausgabe.

Die Behandlung der Reisekosten

Für Dolmetscher, Redakteure und Journalisten, Lektoren und andere Freiberufler können Reisekosten anfallen.

Diese setzen sich aus Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Nebenkosten für die Reise sowie Verpflegungsmehraufwendungen zusammen.

Fahrtkosten können zum Beispiel die Aufwendungen sein, die für ein Bahnticket anfallen.

Wird für die Fahrt ein Fahrzeug genutzt, welches dem Betriebsvermögen zugerechnet werden muss, so können keine zusätzlichen Fahrtkosten angesetzt werden.

Der Grund:
Die Kfz-Kosten werden bereits als Betriebsausgaben bei der Steuer angesetzt.
Wird jedoch der private Pkw für die Dienstreise genutzt, so können 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer angesetzt werden. Sie als Steuerpflichtiger müssen jedoch den Nachweis erbringen, dass die Fahrt beruflich veranlasst ist.

Dies kann zum Beispiel durch einen Auszug aus einem Tagungsprogramm geschehen, wenn Sie etwa zu einer Weiterbildungsmaßnahme gereist sind.

Verpflegungsmehraufwendungen werden je nach Reisedauer berechnet.

Dauert Ihre Reise mindestens acht und weniger als 14 Stunden, so werden Ihnen zwölf Euro zugestanden. Bei einer Reise zwischen 14 und 24 Stunden gibt es ebenfalls nur zwölf Euro. Erst dann, wenn Ihre Dienstreise mindestens 24 Stunden dauert, bekommen Sie 24 Euro pro Tag.

Auch für die Inanspruchnahme der Verpflegungsmehraufwendungen müssen Sie die berufliche Veranlassung die Auswärtstätigkeit nachweisen. Hierfür können Sie zum Beispiel eine Aufstellung der Reisen, die Sie im Steuerjahr getätigt haben, vornehmen.

Halten Sie darin auch Beginn und Ende der Reise sowie den Reisegrund fest.

Besteht eine berufliche Veranlassung, können Sie auch Übernachtungskosten steuerlich geltend machen.

Reichen Sie dafür die originale Hotelrechnung ein. Aus dieser Rechnung muss der Preis für die Unterkunft und der für die Verpflegung herausrechenbar sein.
Ist dies nicht möglich, so wird der Gesamtbetrag um 20 Prozent für den Verpflegungspauschbetrag gekürzt, wenn es sich um eine Übernachtung mit Frühstück handelt. Sind auch Mittag- und Abendessen im Preis enthalten, so wird der Verpflegungspauschbetrag noch einmal um je 40 Prozent gekürzt.

Damit reduziert sich der Pauschbetrag für Verpflegung auf Null.

Sinnvoll ist es daher, bei Übernachtungen zwei getrennte Rechnungen zu verlangen.

Eine Rechnung wird für die reine Übernachtung ausgestellt, die andere für die Verpflegung. Möglich ist auch, eine Gesamtrechnung zu verlangen, die eine Aufteilung der Kosten ermöglicht.

Auch Reisenebenkosten können steuerlich geltend gemacht werden und gelten als Betriebsausgaben. Reisenebenkosten fallen zum Beispiel für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck an.

Auch Unfallfolgekosten können als Reisenebenkosten angesetzt werden, sofern die Fahrt natürlich beruflich veranlasst wurde.
Die tatsächlichen Kosten müssen durch Quittungen oder Rechnungen nachgewiesen werden.

Handelt es sich um Kosten, die infolge eines Unfallschadens entstanden sind, so sollte nicht nur die Reparaturrechnung vorliegen, sondern es sollte auch ein Polizeiprotokoll beim Finanzamt eingereicht werden.

Erstattet die Versicherung des Freiberuflers Kosten, so ist diese Erstattung von den Unfallkosten abzuziehen.

Steuerlich können demzufolge geringere Kosten geltend gemacht werden.

Als Betriebsausgabe gelten weitere Nebenkosten, die im Rahmen einer Reise anfallen können.
So zum Beispiel Mautgebühren oder Gebühren für die Nutzung eines Parkplatzes.  

Hinweis:
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.

Steuer-Tipps 2015

Mithilfe der Neuerungen in der Steuergesetzgebung sowie einiger Tipps lassen sich auch in 2015 Steuern sparen – wobei die Steuersparmöglichkeiten für dieses Jahr laut Experten sogar größer sind als noch im Jahr zuvor. 

Eine wichtige Neuregelung betrifft den Mindestlohn. Dieser gilt in seiner vorgeschriebenen Höhe von 8,50 Euro auch für Aushilfen. Ausgeschlossen sind jedoch Praktikanten, die im Rahmen ihres Studiums ein Praktikum absolvieren, sowie Auszubildende oder freiwillige Praktikanten mit einer Arbeitsdauer von maximal drei Monaten. 

Für Mitarbeiter in Berufen mit einer sofortigen Meldepflicht sowie bei geringfügig beschäftigten Mitarbeitern müssen elektronisch oder handschriftlich nachvollziehbare Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten angefertigt werden. Dafür gibt es vorgefertigte Formulare, die genutzt werden können. 

Die Beitragssätze in der Sozialversicherung ändern sich ab 2015: Für die Krankenversicherung fallen nun 14,6 Prozent an, darauf erheben die einzelnen Kassen allerdings einen zusätzlichen Beitrag. Die Pflegeversicherung beträgt 2,35 Prozent, die Rentenversicherung liegt bei 18,7 Prozent. Auch die Künstlersozialkasse (KSK) gibt die entsprechenden Beiträge weiter.

Zeitgrenzen, die für kurzfristig Beschäftigte gelten, werden auf drei Monate oder siebzig Tage angehoben. Diese Regelung gilt für vier Jahre, danach gelten wieder die früheren Beschränkungen. 

Geschenke an Mitarbeiter dürfen nun bis zu 60 Euro inkl. MwSt. kosten. 
110 Euro bleiben pro Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn es sich hierbei um Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen handelt.

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