Die Umsatzsteuer ist für Freiberufler stets relevant


Neben der Einkommensteuer muss die Umsatzsteuer als wichtigste Steuerart genannt werden, die für Freiberufler relevant ist.

Die Umsatzsteuer behandelt ausschließlich die Einnahmen und wird in der Umgangssprache auch als Mehrwertsteuer bezeichnet.

Jede Dienstleistung, die durch einen Freiberufler in Deutschland erbracht wird, unterliegt grundsätzlich der Umsatzsteuer.
Ausgenommen davon sind diejenigen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.

Tatsächlich wirtschaftlich belastet ist mit der Umsatzsteuer aber nur der Endverbraucher.

Für den Freiberufler ist sie mehr oder weniger ein Durchlaufposten, denn sie wird mit der Vorsteuer, die an das Finanzamt gezahlt wird, verrechnet.

Begriffe aus der Welt des Umsatzsteuerrechts

© fotodo - Fotolia.com UmstzsteuerEin Unternehmer ist, wer eine berufliche oder gewerbliche Tätigkeit auf selbstständiger Basis ausübt.

Dabei muss die Tätigkeit nachhaltig sein und der Erzielung von Einnahmen dienen.

Die Gewinnerzielungsabsicht ist nicht zwingend erforderlich, maßgeblich ist lediglich das Ziel, Einnahmen zu erlangen.

Ein Unternehmer kann haupt- oder nebenberuflich selbstständig sein.
Die Eigenschaft des Unternehmers ist für die Umsatzsteuer insofern von Belang, als dass ausschließlich Unternehmer dieser Besteuerung unterworfen sind.

Die Dienstleistung, die durch ein Lektorat oder Übersetzer erbracht wird, wird als sonstige Leistung definiert.

Dienstleistungen sind steuerbar, wenn sie gegen Entgelt erbracht werden.

Auch Leistungen an Privatkunden sind innerhalb der EU steuerbar.

Dies gilt außerdem für Dienstleistungen, die an juristische Personen öffentlichen Rechts erbracht werden, auch wenn diese selbst keine Unternehmen sind.
Werden Dienstleistungen an einen Unternehmer im EU-Ausland erbracht, wie das für Dolmetscher oder Übersetzer häufig der Fall ist, so sind diese Umsätze in Deutschland nicht steuerbar.

Hier ist der Auftraggeber Steuerschuldner, nicht der Leistungserbringer.

Es gibt die Möglichkeit der Umsatzsteuerbefreiung.
Werden zum Beispiel Leistungen an NATO-Streitkräfte erbracht, so sind diese Umsätze von der Umsatzsteuer befreit.


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Wichtig:
Die Umsätze, die steuerfrei sind, sind vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen.

Als sonstige Leistungen werden im Umsatzsteuerrecht die Leistungen bezeichnet, die keine Lieferungen sind.

So zählen Dienstleistungen oder Reiseleistungen zu den sonstigen Leistungen.
Auch die Einräumung oder Wahrnehmung von Rechten, so etwa Urheber- oder Patentrechte, wird als sonstige Leistung bezeichnet.

Eine gemischte Leistung liegt vor, wenn eine Lieferung und Leistung kombiniert wird. Hier muss definiert werden, welche Leistungselemente im einzelnen Fall überwiegen.

Der Ort der sonstigen Leistung ist dort, wo der Freiberufler sein Unternehmen besitzt.

Werden Dienstleistungen zum Beispiel im Fremdsprachenlektorat oder als Dolmetscher an Auftraggeber im EU-Ausland erbracht, so kann die ausländische Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgewiesen werden, ist für den deutschen Unternehmer aber nicht relevant.

Werden Leistungen an ein Drittland, das sind nicht EU-Länder, erbracht, so gibt es hier das Problem, dass es keine einheitliche Rechtsgrundlage zur Behandlung der Umsatzsteuer gibt.

Teilweise wird die Praxis angewendet, dass der Auftraggeber im Ausland Steuerschuldner ist.

Das ist zum Beispiel in der Schweiz der Fall.
Allerdings kann hier nur das jeweilige nationale Recht mit Sicherheit Auskunft über die aktuelle Situation geben.


Wer unterliegt der Umsatzsteuer?

Grundsätzlich unterliegen alle, die einer selbstständigen Tätigkeit nachgehen, der Besteuerung der laufenden Umsätze.

Hier gilt § 1 Abs. 1 UStG, in dem es heißt, dass alle Lieferungen und sonstigen Leistungen, die durch einen Unternehmer gegen Zahlung eines Entgelts im Inland erbracht werden, umsatzsteuerpflichtig sind.

Damit sind also alle Lieferungen steuerpflichtig.

Außerdem unterliegen alle sonstigen Leistungen des Unternehmers der Umsatzsteuer, wobei alle weiteren Eigenschaften desselben nicht berücksichtigt werden.

Solche Eigenschaften können die gewerbliche oder freiberufliche, die haupt- oder die nebenberufliche Tätigkeit sein.

Wichtig ist in dem Zusammenhang, dass die Leistung im Inland erbracht wird und dass der Unternehmer nicht ausschließlich privat handelt.

Das bedeutet, dass auch ein Verkauf eines Wirtschaftsgutes, welches betrieblich genutzt wurde, an sich selbst umsatzsteuerpflichtig ist.

Bei vielen Selbstständigen und Freiberuflern wird dies als nachteilig empfunden, ist doch der Eigenverbrauch eingeschränkt.
Bei einem Eigenverbrauch wird betriebliches Vermögen privat genutzt oder es erfolgt eine für private Zwecke genutzte Warenentnahme.

Bei der Anfertigung der Steuererklärung muss in der Einnahme-Überschuss-Rechnung erwähnt werden, welche Umsatzsteuerbeträge zum Beispiel für die private Kfz-Nutzung angefallen sind.

Bis zum 10. des Folgemonats müssen Umsatzsteuervoranmeldungen an das Finanzamt übermittelt werden.
Diese Voranmeldungen werden online übertragen.

Darin wird dem Finanzamt mitgeteilt, wie viel Umsatz- und Vorsteuer für das letzte Quartal angerechnet werden muss.

Eine eventuelle Differenz wird überwiesen oder erstattet.
Letzteres ist der Fall, wenn mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer eingenommen wurde.

Eine Nachzahlung wird fällig, wenn die eingenommene Umsatzsteuer die gezahlte Vorsteuer übersteigt.

Wenn Sie sich mit den Voranmeldungen etwas Zeit lassen möchten, so sollten Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Dauerfristverlängerung stellen.

Dieser Antrag kann formlos eingereicht werden.

Bei einer Dauerfristverlängerung, die übrigens in der Regel gewährt wird, gilt daher als Abgabetermin der 10. des zweiten Folgemonats.

Die Finanzämter achten sehr genau darauf, dass die Fristen eingehalten werden.
Verspätet abgegebene Meldungen werden mit einer Ordnungsstrafe belegt.


Welche Ausnahmen gelten bei der Umsatzsteuer?

Wie bei allen Regelungen gibt es auch im Umsatzsteuerrecht Ausnahmeregelungen. Normalerweise sind alle Umsätze laut §12 UStG mit 19 % Umsatzsteuer behaftet.

Ausnahmefälle sind hier zum Beispiel Druck-Erzeugnisse oder Lebensmittel, für die lediglich eine Mehrwertsteuer von 7 % anfällt.

Die Umsätze müssen dem Finanzamt monatlich mitgeteilt werden, außer wenn die jährliche Steuerpflicht bei weniger als 6.136 € im Jahr liegt.

Dann reicht eine vierteljährliche Meldung. Teilweise erlaubt das Finanzamt auch, dass nur eine Jahreserklärung abgegeben wird.

Das ist immer dann der Fall, wenn die Umsatzsteuerpflicht zu gering ist, so dass sie 512 € pro Jahr nicht übersteigt.

Als Steuerpflichtiger können Sie für den Fall einen entsprechenden Antrag beim Amt einreichen.


Wichtige Ausnahmeregelungen für Freiberufler und Selbstständige sind die folgenden:

Kleinunternehmer:
Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, können Sie sich von der Umsatzsteuer befreien lassen.
Dafür muss der Umsatz im laufenden Kalenderjahr unter 50.000 € liegen bzw. darf er im vergangenen Jahr 17.500 € nicht überschritten haben.

Dann können Sie einen Antrag auf Befreiung stellen.

Allerdings entfällt hier natürlich die Möglichkeit, die Vorsteuer abzuziehen. Daher ist die Kleinunternehmerregelung nicht für jeden wirklich vorteilhaft.

Als Freiberufler haben Sie generell die Möglichkeit auf eine Umsatzbesteuerung zu optieren.

Wichtig:
Sie sind für einige Jahre an ihre Entscheidung gebunden.

• Neben der Kleinunternehmerregelung gilt auch, dass einzelne Leistungen von der Umsatzsteuer befreit werden können.

Dies betrifft zum Beispiel Lieferungen in das Ausland oder Lieferungen und Leistungen für gemeinnützige Einrichtungen und Krankenhäuser.

Auch Umsätze von Post oder Bahn sind umsatzsteuerbefreit. Allerdings gilt auch hier wieder, dass im Gegenzug nicht vom Vorsteuerabzug Gebrauch gemacht werden kann. Wenn Sie als Freiberufler Umsätze teilweise mit und teilweise ohne Umsatzsteuer erzielen, so dürfen Sie die Vorsteuer auch nur in diesem entsprechenden Verhältnis abziehen.

• Als Existenzgründer haben Sie keine Möglichkeit, andere Fristen für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen in Anspruch zu nehmen.

Sie müssen in den ersten beiden Jahren generell in jedem Monat eine Erklärung abgeben.
Dies regelt § 18 Abs. 2 UStG. 


Die Höhe der Zahlungen

Wenn Sie die Umsatzsteuer zahlen, sind Sie dazu berechtigt, diese mit der Vorsteuer verrechnen.

Die Vorsteuer wird für alle Ausgaben fällig, die für den Betrieb und Ihr Unternehmen nötig sind.

Sie zahlen daher nur die Differenz zwischen Umsatzsteuer und Vorsteuer.

Bei einer negativen Differenz erhält Ihr Unternehmen keine Erstattung.

Für Sie als Freiberufler oder Selbstständigen ist die Umsatzsteuer von Vorteil, denn damit werden selbst gezahlte Beträge erstattet bzw. verrechnet.

Außerdem haben Sie als Unternehmer die Möglichkeit, die gezahlte Umsatzsteuer an den Kunden weiterzugeben.

Diese weisen Sie auf den entsprechen Rechnung aus.

Nicht umsonst gibt es den Spruch, dass die Umsatzsteuer für Unternehmen und damit auch für einen Freiberufler und Selbstständigen ein durchlaufender Posten ist.

Betriebswirtschaftlich gesehen besitzt die Umsatzsteuer eine gewisse Funktion für die Liquidität des Unternehmens.

Für viele Freiberufler oder Selbstständige, die allein tätig sind, ist es schwer, sich wirtschaftlich über Wasser zu halten, wenn die Kunden langsamer zahlen als geplant.

Die Umsatzsteuer wird für den Unternehmer dann zur Zahlung fällig, auch wenn er sie von den Kunden noch nicht als Teil einer Gesamtzahlung bekommen hat.

Außerdem werden Umsatz und Gewinn durch die Umsatzsteuer beeinflusst.

Der Gewinn wird durch die erhaltene Umsatzsteuer erhöht, die gezahlte Umsatzsteuer hingegen senkt ihn.

Indirekt können Sie damit die Höhe der Einkommenssteuer beeinflussen.

Eine Lösung, wenn Sie befürchten, in Liquiditätsschwierigkeiten zu geraten, besteht darin, beim Finanzamt einen Antrag zu stellen.

In diesem wird darum gebeten, Sie nach vereinnahmten Entgelten zu besteuern.
Dies ist allerdings an gewisse Voraussetzungen geknüpft.

So darf der gesamte Umsatz des vergangenen Jahres nicht höher als 250.000 € sein.

Sind Sie hingegen Freiberufler, so gilt diese Umsatzregelung für Sie nicht. Für alle anderen, die von dieser Regelung nicht Gebrauch machen können, gilt, dass Sie eine gewisse finanzielle Reserve auf die Seite legen sollten.

Aus dieser können Sie dann im Ernstfall die Umsatzsteuer zahlen.

Achten Sie darauf, Ihre Umsatzsteuerverbindlichkeiten immer im Blick zu haben und zu wissen, welchen finanziellen Verpflichtungen sie nachkommen müssen.

Das Finanzamt ist hier sehr penibel und ahndet verspätete Zahlungen mit empfindlichen Geldstrafen.


Anlässe für eine Umsatzsteuerprüfung

Immer wieder werden Freiberufler oder Selbstständige damit konfrontiert, dass eine Umsatzsteuerprüfung durch das Finanzamt angemeldet wird.

Das Finanzamt hat drei verschiedene Wege zur Verfügung, über welche es die Umsatzsteuermeldungen und -abrechnungen prüfen kann.

Oft findet die Umsatzsteuerprüfung im Rahmen einer Betriebsprüfung statt.
Hier gibt es eine so genannte Prüfungsanordnung, bei der die Umsatzsteuer einfach neben den anderen Steuern aufgeführt wird, die zu prüfen sind.

Möglich ist auch eine Umsatzsteuersonderprüfung.
Hierfür ordnet das Finanzamt eine eigenständige Überprüfung der Umsatzsteuer an.

Meist werden hier allerdings nur wenige Monate oder ein Jahr überprüft.

Die dritte Möglichkeit ist die Umsatzsteuernachschau.

Diese wird immer dann durchgeführt, wenn das Finanzamt erhebliche Zweifel an der Umsatzsteuervoranmeldung hat oder wenn es der Meinung ist, dass die Umsatzsteuerjahreserklärung nicht ganz korrekt sei.

Der größte Unterschied zu den beiden erstgenannten Prüfungsarten besteht darin, dass der Prüfer ohne Ankündigung vor der Tür steht und Sie damit keine Chance haben, Ihre Buchhaltung nötigenfalls zu korrigieren.

Daher gilt: Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste und Ehrlichkeit währt am längsten.

Die Umsatzsteuersonderprüfung und die Umsatzsteuernachschau erfolgen nicht im Rahmen der üblichen Routine des Finanzamts, sondern werden nur bei Ungereimtheiten durchgeführt.

Wenn Sie also für ausreichende Transparenz bei Ihren Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Jahreserklärung der Umsatzsteuer sorgen, so gehen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie eine Umsatzsteuerprüfung vermeiden.

Die Prüfung im Rahmen der Betriebsprüfung jedoch können Sie kaum umgehen.

Tipps zur Vermeidung einer Umsatzsteuerprüfung

Im Idealfall sollte es gar nicht erst so weit kommen, dass Sie sich auf eine Prüfung der Umsatzsteuer vorbereiten müssen.

Fangen Sie schon vor der Zustellung der Prüfungsanordnung an und vermeiden Sie die Umsatzsteuerprüfung gänzlich.

Zum einen ist dies natürlich möglich, indem Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldung regelmäßig abgeben und transparent gestalten. Sollten einmal erhebliche Abweichungen auftreten, so sollten Sie diese von vornherein erklären.

Fügen Sie dafür Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung ein separates Schreiben an das Finanzamt bei, indem Sie die Gründe für die Abweichung erläutern. Dies ist unter anderem dann zu empfehlen, wenn Sie gar keine umsatzsteuerpflichtigen Umsätze mehr anzeigen, sondern nur noch steuerfreie Lieferungen ins Ausland bestätigen.

Wenn Sie eine Erstattung der Vorsteuerbeträge beantragen, weil Sie hohe Investitionen für Ihr Unternehmen getätigt haben, so sollten Sie nicht nur eine Erläuterung an das Finanzamt senden, sondern auch noch die betreffenden Rechnungen heraussuchen und in Kopie beilegen.

Dies ist zwar mit einiger Mehrarbeit verbunden, die sich aber rasch bezahlt.

Hat das Finanzamt keine offenen Fragen, so muss es auch nichts im Rahmen einer Betriebsprüfung klären.


Die Prüfungsanordnung ist ins Haus geflattert

Nun kann aber doch der Fall eintreten, dass Sie eine Prüfungsanordnung erhalten.
Diese Prüfungsanordnung sollten Sie auf ihre Inhalte überprüfen.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, worauf Sie achten müssen:
Beginn der Prüfung Sie sollten mindestens zwei Wochen Zeit haben zur Vorbereitung auf die Betriebsprüfung. Ist die für Sie gesetzte Frist kürzer oder haben Sie momentan keine Zeit für eine Prüfung, so können Sie eine Verlegung des Prüfungstermins beantragen. Diesen Antrag sollten Sie schriftlich beim Finanzamt einreichen.
Ort der Prüfung Teilweise kann es sein, dass es in Ihrem Unternehmen keinen Platz für den Prüfer gibt, zum Beispiel wenn Sie Ihr häusliches Arbeitszimmer zur Ausübung Ihrer Tätigkeit nutzen.
Dann können Sie auch beantragen, dass die Prüfung direkt bei dem Finanzamt stattfindet. Oder Sie bitten Ihren Steuerberater, Ihnen Räume in der Kanzlei zur Verfügung zu stellen. Letzteres kann vor allem dann sinnvoll sein, wenn der Steuerberater hinzugezogen werden soll.
Nötige Datenträger Häufig wird in der Prüfungsanordnung darum gebeten, dass der Prüfer schon vor der eigentlichen Prüfung einen Datenträger erhält, auf dem die relevanten Umsatzsteuerdaten zu finden sind.
Sie sind als Freiberufler dazu aber nicht verpflichtet. Wünschen Sie dies nicht, so können Sie dem Finanzamt mitteilen, dass der Prüfer die Datenträger zu Prüfungsbeginn erhalten wird.


Wichtig:
Sofern Sie als Freiberufler nicht allein arbeiten, sondern Mitarbeiter beschäftigen oder oftmals mit den gleichen freien Mitarbeitern zusammenarbeiten, so sollten Sie den betreffenden Personen mitteilen, ob sie gegenüber dem Prüfer auskunftsberechtigt sind oder nicht.

Klären Sie außerdem, welche Rolle Ihr Steuerberater bei der Prüfung spielen soll.

Soll er zum Beispiel die komplette Prüfung übernehmen?
Oder soll er nur bei speziellen Problemen hinzugezogen werden?

Vielleicht soll der Steuerberater auch nur bei der Schlussbesprechung anwesend sein, um eventuell noch offene Fragen zu klären.
Es ist immer sinnvoll, sich in diesem Punkt ausreichend vorzubereiten und dem Prüfer gegenüber spontan Auskunft geben zu können.

Hin und wieder können im Rahmen der Schlussbesprechung Forderungen durch den Prüfer gestellt werden, dass Sie besondere Feststellungen zu erfüllen haben.

Signalisieren Sie ihm dann, dass Sie Neuberechnungen anstellen lassen werden und um Stellungnahme bitten.

Vielfach wird der Prüfer kompromissbereit sein und auf die Auferlegung bestimmter Aufgaben verzichten.


Die Umsatzsteuernachschau

Steht Ihnen eine Umsatzsteuernachschau ins Haus, so erfahren Sie dies erst, wenn der Prüfer vor Ihrer Tür steht. Schicken Sie ihn aber nicht einfach weg, denn dies verärgert ihn nur.

Außerdem müssen Sie in dem Fall damit rechnen, eine deutlich umfangreichere und Ihnen gegenüber nicht unbedingt positiv eingestellte Umsatzsteuerprüfung zu erhalten.

Informieren Sie hingegen direkt Ihren Steuerberater.

Lassen Sie sich außerdem den Ausweis des Prüfers zeigen, um zu wissen, ob es sich wirklich um die vorgegebene Person handelt. Händigen Sie dem Prüfer nur dann Unterlagen aus, wenn sich Zeugen dabei befinden.

Dies kann der Steuerberater sein, aber auch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens sind dafür ausreichend. Wenn der Prüfer eine Kopie wünscht, so können Sie ihm diese selbst anfertigen.

Vermerken Sie sich, welche Kopien Sie ihm ausgehändigt haben.

Sie erfahren daraus, wonach der Prüfer genau sucht.

Wichtig:
Seit einiger Zeit muss dem Prüfer bei einer Umsatzsteuernachschau der Zugriff auf Datenträger gewährt werden.
Außerdem kann er verlangen, direkten Zugriff auf Ihre Buchhaltung zu bekommen.

Worauf achtet der Prüfer bei einer Umsatzsteuerprüfung?

Geht es um die Überprüfung der Vorsteuer, so möchte der Prüfer in der Regel wissen, ob die Rechnungsinhalte bei den Eingangsrechnungen korrekt sind.
Bei unvollständigen Angaben kann es passieren, dass der Vorsteuerabzug nicht gewährt wird.

Haben Sie Lieferungen oder Leistungen ins Ausland erbracht, so möchten die Prüfer häufig wissen, ob sämtliche Voraussetzungen für eine Umsatzsteuerfreiheit erfüllt worden.

Wenn Sie Anzahlungen erhalten haben, möchte der Prüfer eine Schlussrechnung sehen.

Der Grund:
Wenn die Einzahlungen abgezogen wurden und die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen wurde, so sind Sie zum zweiten Mal Umsatzsteuerschuldner.

Bei einer Kontrolle der Umsätze geht es vor allem darum, dass der richtige Umsatzsteuersatz ausgewiesen wurde.

Übernehmen Sie als freiberuflicher Texter auch den Verkauf von Büchern, so handeln Sie gewerblich.

Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie nachweisen, dass Sie die für Bücher mit den üblichen 7 % Mehrwertsteuer berechnet haben.

Vom Umgang mit dem Finanzamt

Jeder Freiberufler sollte sich dessen bewusst sein, dass das Finanzamt nicht sein Feind ist.

Daher ist es sinnvoll, generell auf einen höflichen Ton im Umgang mit Prüfern und Sachbearbeitern zu achten.

Schließlich erledigen diese auch nur ihre Arbeit und sind nicht von vornherein einem zu prüfenden Freiberufler negativ gegenüber eingestellt.

Wenn Sie allerdings durch nicht transparente Umsatzsteuermeldungen oder -abrechnungen auf sich aufmerksam machen oder bei Nachfragen seitens des Finanzamts häufig unwirsch reagieren, so kann es auch sein, dass ein Prüfer einmal ganz besonders genau hinschaut.

Auch wenn er vielleicht nichts findet, das korrigiert werden kann, so ist mit solchen Angelegenheiten doch häufig ein enorm großer Aufwand verbunden.

Hinweis:
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.



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