Die Rechnung für die freiberufliche Dienstleistung

Der Begriff der Rechnung dürfte jedermann geläufig sein.
Doch was genau unter einer Rechnung zu verstehen ist, ist im Gesetz genau definiert.

Eine Rechnung muss zum Beispiel alle vorgeschriebenen Bestandteile enthalten, um überhaupt rechtsgültig zu sein. Soll vom Vorsteuerabzug Gebrauch gemacht werden, so muss auch die Umsatzsteuer auf der Rechnung zu finden sein.

Eine Rechnung ist ein Dokument, an das vielfältige Anforderungen hinsichtlich Inhalt und Aufbewahrung gestellt werden.

Was ist eine Rechnung?

Als Rechnung wird jedes Dokument definiert, das dazu dient, eine Lieferung oder sonstige Leistung abzurechnen.

Wenn ein freier Texter zum Beispiel einen Pressemitteilung erstellt oder eine Übersetzerin eine medizinische Fachübersetzung angefertigt hat, so schreibt der Freiberufler über seine erbrachten Leistungen eine Rechnung.

Wichtig:

Es kommt nicht darauf an, ob im Betreff das Wort „Rechnung“ tatsächlich enthalten ist.

Wenn ein Vertrag die erforderlichen Angaben enthält, wie das etwa bei einem Wartungsvertrag der Fall ist, so kann auch dieser als Rechnung angesehen werden.

Die Umsatzsteuer muss darin gesondert ausgewiesen werden, außerdem müssen die nötigen Pflichtangaben enthalten sein.

Dies gilt auch bei Verträgen bei Dauerleistungen.

Wenn Papiere jedoch ausschließlich den Zahlungsverkehr betreffen, so etwa bei Mahnungen oder Kontoauszügen, so gelten diese nicht als Rechnungen. Sie werden vom Finanzamt bzw. vom Gericht nicht als solche anerkannt.

Dies ist auch dann der Fall, wenn die erforderlichen Pflichtangaben allesamt enthalten sind. Somit sind auch Lieferscheine nicht als Rechnungen anzusehen.

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Eine Rechnung kann aus einem einzelnen oder aus mehreren Dokumenten bestehen.

Wichtig ist, dass zumindest in einem der Dokumente das zu zahlende Gesamtentgelt und die darauf entfallene Umsatzsteuer explizit ausgewiesen werden.

Außerdem müssen auf diesem Dokument, auf dem das zu zahlende Entgelt angegeben wurde, Hinweise darauf zu finden sein, dass in den anderen Dokumenten die übrigen Pflichtangaben enthalten sind.

Nur für eine Bank kann der Kontoauszug als Rechnung gelten, sofern diese über die Kontoauszüge abrechnet.

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Die Form der Rechnung

In der Regel werden die Rechnungen auf Papier gebracht.

Sie können aber auch per Telefax beim Empfänger eingehen.

Außerdem ist die elektronische Übermittlung der Rechnung an den Leistungsempfänger möglich. Hierfür wird in der Regel die E-Mail genutzt, in deren Anhang die Rechnung gebracht wird.

Wichtig:
Der Empfänger der Rechnung muss dem Empfang einer elektronischen Rechnung zustimmen.

An diese Zustimmung sind hingegen keine besonderen Anforderungen geknüpft, es ist völlig ausreichend, ein allgemeines Einverständnis zu erklären. Hierfür kann eine Rahmenvereinbarung getroffen werden.

Die Einverständniserklärung kann sogar noch nachträglich erteilt werden. Ausreichend ist es sogar, wenn die elektronische Übermittlung stillschweigend hingenommen wird.

Wird kein Widerspruch durch den Leistungsempfänger erklärt, so kann davon ausgegangen werden, dass er damit einverstanden ist, die Rechnung auf elektronischem Wege zu erhalten.

Allerdings muss eine Rechnung bei elektronischer Übermittlung einige Anforderungen erfüllen.

So muss sie zum Beispiel mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein.

Sie kann auch im Wege des so genannten EDI-Verfahrens (das ist der elektronische Datenaustausch gemäß der europarechtlichen Vorgaben) übermittelt werden. 

Wer ist zur Rechnungserstellung verpflichtet?

Es besteht eine zivilrechtliche Verpflichtung dazu, als Leistungserbringer eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen.

Wenn Sie als Freiberufler und Leistungserbringer dieser Verpflichtung nicht nachkommen, so kann der Kunde sogar vor das Amts- oder Landgericht gehen, und dort seinen Anspruch auf die Erteilung einer Rechnung durchsetzen.

Teilweise besteht die Verpflichtung zur Erstellung einer Rechnung auch durch Regelungen des Umsatzsteuergesetzes.

Eine solche Verpflichtung aufgrund des Umsatzsteuergesetzes kann jedoch nicht vor Gericht eingeklagt werden.

Sie betrifft lediglich das Verhältnis zwischen dem Finanzamt und Ihnen als Freiberufler. 

Pflichtangaben in der Rechnung

Es gibt verschiedene Pflichtangaben, die in einer Rechnung enthalten sein müssen.

Ohne diese Angaben ist die Rechnung nicht rechtsgültig. Im schlimmsten Fall bezahlt der Kunde Ihnen kein Geld oder zögert die Zahlung lange Zeit hinaus.

Dies kann Sie in Liquiditätsschwierigkeiten bringen.

Achten Sie daher immer darauf, eine sorgfältig erstellte Rechnung zu verschicken.

Machen Sie sich die Mühe und nehmen Sie sich die Zeit dafür, eine entsprechende Rechnungsmaske zu erstellen.

Auf diese können Sie dann immer wieder zurückgreifen und können sicher sein, dass Sie alle relevanten Angaben berücksichtigt haben.

Name und Anschrift des Dienstleisters

Zum einen müssen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers enthalten sein.

Der leistende Unternehmer sind Sie als Freiberufler und Sie sind damit in der Position des Rechnungsausstellers.

Die Rechnung muss Ihren vollständigen Namen sowie Ihre vollständige Anschrift tragen.

Diese Angaben müssen leicht und eindeutig feststellbar und nachprüfbar sein.

Auch Abkürzungen, Zahlen, Buchstaben oder Symbole können verwendet werden, sofern sie für die Eindeutigkeit von Belang sind.
Wenn der leistende Unternehmer eine GmbH in Gründung ist, so muss sich auch dieser Fakt aus der Rechnung ergeben.

Hier kann zum Beispiel der Zusatz i. G. aufgeführt werden. Ansonsten wird die Rechnung als fehlerhaft gesehen.

Handelt es sich um die Leistungen eines Kleinunternehmers, so darf nicht vom Vorsteuerabzug Gebrauch gemacht werden.

Hinweis:
Ihr Kunde, also der Leistungsempfänger, ist Träger der Beweislast, wenn es darum geht, Anschrift und Name des Rechnungsausstellers zu überprüfen und deren Richtigkeit festzustellen.

Wichtig dabei ist, dass die Richtigkeit der Daten zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung bestanden haben muss.

Name und Anschrift des Leistungsempfängers

Des Weiteren müssen Name und Anschrift des Leistungsempfängers, also Ihres Kunden, enthalten sein.

Hier muss allerdings keine vollständige Anschrift enthalten sein, es ist auch eine Postfachadresse ausreichend.

Bei einer Rechnung, die an eine Kapital- oder Personengesellschaft geht, muss darauf geachtet werden, dass diese der Empfänger der Rechnung ist. Die einzelnen Gesellschafter können nicht als Rechnungsempfänger aufgeführt werden. Außerdem muss die Rechtsform der Gesellschaft angegeben werden.
Bei Abweichungen gilt die Rechnung als fehlerhaft.

Wichtig ist dabei auch die Eindeutigkeit, damit es nicht zur Verwechslung verschiedener Unternehmen kommt.
Am Ende zahlt Ihnen nämlich gar keiner Ihr Geld.

Die Angabe der Steuernummer

Nun kommen wir zur Angabe der Steuernummer oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Eine dieser beiden Nummern muss auf der Rechnung aufgeführt werden.
Beide Nummern müssen angegeben werden, wenn der Dienstleister in fremdem Namen und für fremde Rechnung arbeitet.

Das Datum der Rechnung
Eine ordnungsgemäße Rechnung sollte darüber hinaus über ein korrektes Rechnungsdatum verfügen.

Außerdem besteht die Erfordernis, eine fortlaufende Rechnungsnummer zu vergeben.

Diese soll sicherstellen, dass ein und dieselbe Rechnung nicht doppelt versandt wird. Die Art und Weise der Rechnungsnummernerstellung ist unwichtig.

Sie können entweder Buchstaben oder Zahlen oder eine Kombination aus beidem verwenden. Auch hier gilt wieder, dass die Zuordnung eindeutig möglich sein muss.

Als Rechnungsaussteller können Sie sogar mehrere Nummernkreise für organisatorisch abgegrenzte Bereiche nutzen.

Grenzen Sie damit bestimmte Länder oder Zeiträume ein.
Auch ein spezieller Kundenkreis kann auf einmalige Weise gekennzeichnet werden.

Die Beschreibung der erbrachten Leistung

Natürlich muss auch die erbrachte Leistung eindeutig beschrieben werden.
Bei einer Warenlieferung wird die handelsübliche Bezeichnung des Produktes genannt, außerdem muss die Menge der Produkte aufgeführt werden.

Für Sie als Freiberufler sind jedoch die Dienstleistungen natürlich relevanter.

Diese werden in ihrer Art und Umfang beschrieben.

Die Beschreibung muss dabei so gewählt werden, dass die Leistung eindeutig zugeordnet werden kann.

Außerdem muss auch hier wieder deren Nachprüfbarkeit gegeben sein. Sie können handelsübliche Sammelbezeichnungen verwenden. Zu allgemein dürfen Sie allerdings nicht werden.

Eine Abrechnung bespielsweise für eine „Lektoratstätigkeit“ ist nicht genügend.

Hier müssen Sie weiter ins Detail gehen, wie z. B. Fachlektorat für das Buch Gesundheit im Alter, 230 Seiten.

Wenn sich die Leistung jedoch durch andere Dokumente, so zum Beispiel einen Rahmenvertrag oder ein Dauerdienstleistungsvertrag, konkretisieren lässt, so ist doch eine allgemeine Aussage in der Rechnung ausreichend.

Nehmen Sie dann Bezug zu dem jeweiligen Vertrag, in dem die Leistungen genau definiert werden.

Wenn Sie in der Rechnung auf den Hinweis auf andere Dokumente verzichten, können Sie diese Geschäftsunterlagen auch nicht zur Erklärung der Rechnung einsetzen.

Dies kann allerdings im Umgang mit dem Finanzamt von Nachteil sein.

Zeitpunkt der Leistung

Vergessen Sie nicht, den Zeitpunkt der Leistung zu erwähnen.

Nicht nur, dass eine ordnungsgemäße Rechnung ein Datum enthalten muss, zu dem die Rechnung erstellt wurde.

Nein, es muss auch der Zeitpunkt der Leistung angegeben werden. Dies ist sogar dann notwendig, wenn Rechnungs- und Leistungserbringungsdatum identisch sind.

Allerdings muss dann nicht das Datum als Zahl aufgeführt werden, sondern es genügt, darauf hinzuweisen, dass das Leistungsdatum dem Rechnungsdatum entspricht. Beim Verkauf von Waren definiert sich der Zeitpunkt der Leistung so, dass der Zeitpunkt der Übergabe, was in der Regel der Abholung entspricht, als maßgeblich gilt.

Bei einer Dienstleistung ist der Zeitpunkt der Leistung das Datum, zu dem die Leistung vollendet wurde. Wenn sich die Dienstleistung über einen längeren Zeitraum erstreckt hat, so ist es genügend, wenn der gesamte Leistungszeitraum genannt wird.

Wichtig:
Durch einen Lieferschein wird der Zeitpunkt der Leistung nicht genau definiert.
Dieser kann daher den Hinweis auf der Rechnung nicht ersetzen. 

Das zu zahlende Entgelt

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss natürlich das Entgelt, welches der Leistungsempfänger zu zahlen hat, genau benannt werden.

Hierbei erfolgt eine Aufschlüsselung nach Netto- und Bruttobetrag. Aufgeführt werden muss des Weiteren der Umsatzsteuersatz, mit dem die Leistung besteuert wird.

Sollten Sie Leistungen erbracht haben, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen oder die eventuell sogar von einer Steuer befreit sind, so muss eine Aufteilung des errechneten Entgelt entsprechend der Steuersätze erfolgen. Wenn Sie Ihrem Kunden Skonto gewähren wollen, so reicht es, dass Sie diesen Skontosatz in Prozent angeben.

Sie müssen keinen extra Betrag ausweisen. Haben Sie mit Ihrem Kunden schriftlich einen Rabattvertrag oder eine Bonusvereinbarung getroffen, so können Sie in der Rechnung darauf hinweisen.

Allerdings sollten Sie in der Lage sein, auf Nachfragen Ihres Kunden hin diese Rabattregelung auch zu erklären.
Des Weiteren sollten Sie einen entsprechenden Vertrag vorlegen können. 

Die Steuersätze

Aus der Rechnung muss hervorgehen, zu welchem Steuersatz Sie die Leistung erbracht haben.

Weisen Sie daher die 19 % oder die 7 % Umsatzsteuer genau aus.

Führen Sie den Nettobetrag ebenso auf wie den Bruttobetrag.

Der Kunde muss in der Lage sein, auf den ersten Blick zu erkennen, welchen Gesamtbetrag er zahlen muss.

Weisen Sie auch darauf hin, wenn Sie eine steuerfreie Leistung erbracht haben.

Dies ist zum Beispiel bei einem Kleinunternehmer der Fall.

Die entsprechende Gesetzesnorm, auf die Sie sich beziehen, muss nicht ausdrücklich genannt werden, sondern sie kann auch umgangssprachlich - und vor allem verständlich - erwähnt werden.

Leichter haben Sie es, wenn Sie so genannte Kleinbetragsrechnungen ausschreiben.

Deren Gesamtbetrag darf 150 € nicht überschreiten. Hier reicht es, wenn Sie den Gesamtbetrag aufführen. Sofern Sie eine elektronisch erstellte Rechnung verschicken, in der die Leistungen mit unterschiedlichen Sätzen besteuert sind, so können Sie bei der Aufstellung des Umsatzsteuerbetrages nur eine Summe angeben.

Nennen Sie dann aber bei den einzelnen Leistungen die jeweiligen Steuersätze.

Dies gilt auch dann, wenn Sie nicht nur steuerbare Umsätze abrechnen, sondern auch solche, die von der Steuer befreit sind.

Besonderheiten

Wie immer sind auch bei der Ausstellung einer Rechnung verschiedene Besonderheiten zu beachten.

Diese ergeben sich zum einen bei den bereits erwähnten Kleinbetragsrechnungen.

Sie können deutlich einfacher ausgestellt werden. Sie brauchen generell weniger Angaben. Aufzuführen sind der vollständige Name sowie die komplette Anschrift des Leistungserbringers. Die Rechnung muss über ein Ausstellungsdatum verfügen. Die erbrachte Leistung muss genau bezeichnet werden.

Außerdem müssen Sie das Entgelt, dass der Kunde zu zahlen hat, aufführen sowie den Steuersatz, zu dem die Leistung versteuert wird. Auch bei einer Steuerbefreiung müssen Sie den Hinweis darauf geben.

Als Kleinunternehmer können Sie zum Beispiel folgenden Passus schreiben: „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“.

Den Umsatzsteuerbetrag sowie das Entgelt geben Sie in einer Summe an.

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, bei einer Steuerschuldnerschaft des Empfängers sowie bei Versandhandelslieferungen innerhalb der Europäischen Union sind diese Vereinfachungen jedoch nicht anzuwenden.

Die Rechnung und der Vorsteuerabzug

Ein Unternehmer, der Sie als Freiberufler ebenfalls sind, kann die Umsatzsteuer, die ihm in Rechnung gestellt wurde, als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.

Wichtig dafür ist, dass die erbrachte Leistung für das eigene Unternehmen notwendig war.

Außerdem muss natürlich eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen. Im Voranmeldungszeitraum, der als Monat oder im Quartal ausgewiesen wird, kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Außerdem ist der Abzug der Vorsteuer möglich, wenn der Unternehmer vor der Erbringung der Leistung eine Anzahlung geleistet hat. Auch dafür muss jedoch eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen.

Der Vorsteuerabzug kann gefährdet sein, wenn die Rechnung nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde.

Das ist etwa der Fall, wenn bestimmte Pflichtangaben nicht vorhanden sind bzw. wenn diese nicht zu treffen. Immer wieder nehmen die Finanzämter Außenprüfungen oder Umsatzsteuer-Sonderprüfungen vor, in deren Rahmen auch Rechnungen überprüft werden.

Erfüllen diese nicht die Voraussetzungen für einen Vorsteuerabzug, so kann dieser nicht genutzt werden. Teilweise droht sogar eine Rückforderung der bereits geltend gemachten Vorsteuern.

Außerdem erfolgt in der Regel eine Verzinsung der Steuernachzahlung von derzeit 6 % pro Jahr.

Wichtige Aufbewahrungsfrist für Rechnungen

Generell sollten Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Dieser Zeitraum betrifft die übliche Garantiefrist.

Die eigentliche Garantie für gekaufte Produkte legt der Hersteller fest, sie beträgt aber in der Regel zwei Jahre.

Teilweise kann sogar auf fünf Jahre heraufgesetzt werden.

Für die Dauer der Garantiezeit sollten Sie die Rechnungen aufbewahren.
Diese dienen als Nachweis, dass Sie die Ware tatsächlich gekauft haben. Doch die Rechnungen müssen nicht nur aufbewahrt werden, damit Garantieansprüche durchgesetzt werden können.

Sie dienen auch als Nachweis im Versicherungsfall. Wenn Sie als Freiberufler zum Beispiel eine Inventarversicherung abgeschlossen haben und es zum Schadensfall kommt, so möchte die Versicherung natürlich wissen, welches Inventar Sie denn genau in Ihrem Büro hatten.

Auch die Elektronikversicherung möchte wissen, wie teuer denn der Computer tatsächlich war, der nun als Versicherungsfall gilt. Da sich die Entschädigungsleistungen der Versicherungen in der Regel am Neuwert des jeweiligen Gegenstandes orientieren, ist es sinnvoll, die Rechnungsbelege aufzubewahren.

Auch wenn Sie sicherlich nicht den kompletten Neupreis erstattet bekommen, so wird Ihnen in der Regel doch das Geld für ein adäquates Produkt gewährt. Dies gilt allerdings auch nur in einem gewissen zeitlichen Rahmen.

Sollte Ihr Computer mehr als zehn Jahre auf dem Buckel haben, so können Sie die Rechnung dazu getrost an den Papierkorb übergeben. Wichtig: Sie müssen Ihren Kunden nicht darauf hinweisen, dass er die Rechnung aufbewahren muss.

Für Privatpersonen gilt keine Aufbewahrungspflicht für Rechnungen.
Anders sieht dies bei Handwerkerleistungen aus, die Sie als Freiberufler zwar in der Regel nicht erbringen, jedoch vielleicht selbst in Anspruch nehmen.

Solche Rechnungen für Handwerkerleistungen müssen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Doch auch als Privatperson gilt, dass die Rechnung eventuell für Versicherungszwecke noch notwendig sein könnte.

Seien Sie daher nicht zu voreilig mit dem Wegwerfen.

Sofern es sich natürlich um Rechnungen für Verbrauchsmaterialien handelt, müssen Sie diese weder als Freiberufler noch als Privatperson aufheben.

Hinweis:
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.

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