Pauschale für die Betriebsausgaben nutzen?

Nicht immer lassen sich alle Betriebsausgaben einzeln nachweisen.

Auch kann es sein, dass Sie als Freiberufler gar nicht so hohe Betriebsausgaben verzeichnen.
Dann bieten Betriebsausgabenpauschalen Ihnen viele Vorteile. Die Kosten in tatsächlicher Höhe müssen Sie nicht eigens nachweisen.

Mit einigen Pauschalen können Sie den kompletten betrieblichen Aufwand abdecken.

So gibt es zum Beispiel für schriftstellerische Nebentätigkeiten die Pauschale von 25 Prozent der Einnahmen.
Maximal können Sie hier 614 Euro pro Jahr als Betriebsausgaben geltend machen.

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Sind sie hauptberuflich als Schriftsteller oder Journalist oder Texter tätig, so können Sie 30 Prozent der Einnahmen als Pauschale ansetzen.
Höchstens dürfen Sie jedoch 2.455 Euro pro Jahr angeben.
Je nach Art der freiberuflichen Tätigkeit variieren diese Sätze.

Betriebsausgaben können Sie auch dann bei der Steuer ansetzen, wenn Sie noch gar nicht als Freiberufler tätig sind.

Schon vor der Existenzgründung des eigenen Betriebes gelten die so genannten vorweggenommenen Betriebsausgaben.
Sie sind durchweg abzugsfähig.

Voraussetzung ist dafür natürlich, dass ein wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen diesen Aufwendungen und der künftigen beruflichen Tätigkeit besteht.
So können zum Beispiel Reisekosten, Ausgaben für Fachliteratur oder Software, Kosten für Besuche einer Messe oder Fortbildungskosten hier angesetzt werden.

Vor der Betriebseröffnung sind in der Regel keine Einnahmen zu verzeichnen.
Die angefallenen Ausgaben bedeuten daher einen steuerlichen Verlust. Dieser kann mit anderen Einkünften verrechnet werden, die Ihnen zum Beispiel durch Vermietung und Verpachtung zufließen.

Einige Betriebsausgaben sind eingeschränkt abzugsfähig. Eingeschränkt deshalb, weil hier eine Nähe zur privaten Lebensführung besteht und die Kosten kaum abgegrenzt werden können.

Der Gesetzgeber hat dabei eine prozentuale Höchstgrenze der abzugsfähigen Betriebsausgaben angesetzt. So können zum Beispiel Bewirtungen nur zu 70 Prozent der angemessenen Kosten steuerlich geltend gemacht werden. Möchten Sie einem Geschäftspartner eine Freude machen und kaufen ein Geschenk, so darf der Wert des Geschenks 35 Euro nicht übersteigen.

Auch Ausbildungs- und Fortbildungskosten können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Hierbei muss zwischen einer erstmaligen Berufsausbildung und einer Zweitausbildung unterschieden werden. Für die Erstausbildung sieht der Gesetzgeber ein Abzugsverbot als Betriebsausgaben vor.
Die entstehenden Kosten können lediglich als Sonderausgaben eingesetzt werden und dürfen maximal 6.000 Euro pro Jahr betragen.

Allerdings muss auch gesagt werden, dass gegen dieses Abzugsverbot momentan noch zahlreiche Klagen anhängig sind. Existenzgründern sei an dieser Stelle geraten, die mit ihrer künftigen beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang stehenden Kosten für die Erstausbildung dennoch als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. So können diese eventuell noch rückwirkend geltend gemacht werden.

Bei einer Zweitausbildung gilt, dass die Bildungsausgaben als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, wenn durch die Bildungsmaßnahme darauf abgezielt wird, überhaupt Einkünfte aus einer freiberuflichen Tätigkeit zu erzielen oder diese zu erhöhen. Die Zweitausbildung muss nicht auf einer Erstausbildung aufbauen und kann in eine völlig andere Richtung gehen.

Kosten für eine Fortbildung können ebenfalls geltend gemacht werden. Sie beziehen sich jedoch auf eine bereits ausgeübte Tätigkeit. Fortbildungskosten sind Betriebsausgaben. Einzusetzen sind hier nicht nur die reinen Kosten für Lehrmittel und Unterricht, sondern auch eventuell anfallende Fahrtkosten oder ein Verpflegungsmehraufwand.

Dem Finanzamt gegenüber sollte jedoch deutlich gemacht werden, dass die Fortbildung mit der beruflichen Tätigkeit im Zusammenhang steht, wenn dies nicht auf den ersten Blick erkennbar ist.
Hier sollte auch erklärt werden, wie das Gelernte eventuell zukünftig beruflich genutzt werden kann. Es gibt allerdings immer wieder Probleme, wenn das Seminar zum Beispiel an einem beliebten Urlaubsort abgehalten wird.

Denn um Betriebsausgaben als solche ansetzen zu können, ist es immer wichtig, dass der berufliche oder private Bereich voneinander getrennt werden können. Dies muss eindeutig möglich sein.

Bei Bildungsveranstaltungen an Urlaubsorten geht das Finanzamt davon aus, dass die Reise privat veranlasst ist. Hier hilft es, den Tagesablauf genau zu schildern bzw. einen Auszug aus dem Tagungsprogramm mitzusenden.

Es dürfen keine typischen Ferienfreizeitaktivitäten angeboten werden und auf dem Tagesplan erscheinen. Zulässig ist jedoch, den privaten und den beruflichen Bereich zu trennen und die Kosten getrennt anzusetzen.

Dann dürfen die Reisekosten natürlich nicht in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Immer wieder weigern sich die Finanzämter, in diesem Punkt nachzugeben und die angesetzten Kosten anzuerkennen. Wichtig ist hier vor allem eine ausreichende Vorbereitung. Erklären Sie dem Finanzamt, dass diese Reise rein berufliche Zwecke hatte.

Natürlich sollten Sie Ihre Fortbildungen auch ein wenig vorausschauend planen. So sehr die Tagung an einem beliebten Urlaubsort auch locken mag, so wenig sinnvoll erscheint die Teilnahme, wenn die Kosten nicht abgesetzt werden können.
Daher kann es manchmal empfehlenswert sein, an bestimmten Seminaren gar nicht erst teilzunehmen oder die Kosten dafür privat zu tragen. 

Hinweis:
Dieser Artikel ersetzt keine steuerliche Beratung.