Rechnungssoftware für Freiberufler

Rechnungen schreiben muss jeder Freiberufler – das lästige Übel hilft, das teilweise hart verdiente Geld zu bekommen.

Doch nicht jede Rechnung ist rechtskonform, es fehlen Angaben oder es werden unnötige Daten genannt.

Wer sichergehen möchte, dass die Rechnung den Vorgaben entspricht und wenn sich eine entsprechende Vorlage dennoch an die eigenen Bedürfnisse anpassen lassen soll, der sollte eine entsprechende Software nutzen.
Dabei kann diese fest auf dem Rechner installiert oder durch die über die Cloud bereitgestellten Dienste genutzt werden. 

Diverse Anbieter – verschiedene Funktionen?

Die einzelnen Produkte der Anbieter von Rechnungssoftware bieten im Grunde genommen ähnliche Grundfunktionen.

Es lassen sich Vorlagen zur Rechnungserstellung nutzen, es sind mehrere Ausstattungsvarianten erhältlich und es können verschiedene Dateien erstellt und Formate gespeichert werden.
Außerdem gibt es in den meisten Fällen diverse Schnittstellen für die Übermittlung der Daten an den Steuerberater oder für den Anschluss weiterer Geräte und die Bearbeitung der Daten über diese.

Bei näherem Hinsehen zeigen sich jedoch kleine Unterschiede. So ist bei einem Anbieter das komplette Onlinebanking mit sämtlichen Buchungen möglich, bei einem anderen wiederum können lediglich die Buchungen verfolgt werden.
Bei einem Hersteller können die Vorlagen auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden, was bei anderen wiederum nur eingeschränkt möglich ist. 

Wichtig ist daher, dass Sie als freier Medienschaffender überlegen, welche Anforderungen Sie selbst an die Rechnungssoftware haben.

Was muss diese können?
Welche Grundfunktionen sind für Ihren Bedarf unverzichtbar und was brauchen Sie mit Sicherheit nicht?

Suchen Sie danach verschiedene Anbieter aus, die für Sie und Ihre Ansprüche infrage kommen.

Da die meisten Anbieter kostenlose Probeversionen bieten, sollten Sie diese Offerte nutzen.

Meist ist die Software für 30 Tage zu nutzen und teilweise sogar in der höchsten Ausstattungsvariante.

Dabei stellen Sie fest, ob Sie tatsächlich den gesamten Leistungsumfang in diesem Paket nutzen – und wenn nicht, welche Funktionen nicht gebraucht werden.

Vielleicht reicht auch das nächstkleinere Paket für Sie?
Dieses ist dann günstiger und ein Aufstocken auf die höhere Version ist jederzeit möglich. 

Worauf sollten Sie bei der Auswahl der Software also achten?

Leistungsumfang: Sind alle Leistungen enthalten, die Sie benötigen?	Anpassbarkeit: Lassen sich die Vorlagen entsprechend anpassen?
Probemöglichkeit: Testen Sie möglichst verschiedene Angebote, bevor Sie sich zu einem Abo entscheiden.	Kosten: Die Gebühren pro Monat unterscheiden sich je nach Anbieter – bei teilweise gleicher Leistung. Schauen Sie auf die Kosten!
Dokumentenzahl: In niedrigen Versionen lassen sich oft nur sehr wenige Kunden anlegen – überschlagen Sie, wie viele Kunden Sie verwalten müssen.	Schnittstellen: Lassen sich die Daten gut an den Steuerberater übermitteln? Sind weitere Schnittstellen vorhanden?
Mobilität: Wenn Sie häufiger auf Dienstreisen sind, sollte sich die Rechnungssoftware vom Tablet oder Smartphone aus nutzen lassen.	Zusatzleistungen: Sind Onlinebanking und Bonitätsprüfung enthalten?
Aktualisierung: Wird die Software regelmäßig aktualisiert? Hände weg von kostenlosen Angeboten, diese sind oft überaltert und werden nicht weiterentwickelt.	Sicherheit: Gibt es ein Sicherheitszertifikat?
Speicher: Befindet sich der Server zur Datenspeicherung in Deutschland (Hochsicherheitsserver)?	Vertragsdauer: Für wie lange muss der Vertrag abgeschlossen werden – wann ist er kündbar, wann kann die geringere Ausstattungsvariante gewählt werden (eine Aufstockung nach oben ist meist jederzeit möglich)?

Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, in der wir die vier größten Anbieter der Onlinerechnungssoftware miteinander verglichen haben.

Sie können sich daraus Leistungsdetails entnehmen und erhalten eine Basis für eine Entscheidung für oder gegen einen Anbieter.

Die Tests der einzelnen Anbieter wurden für die jeweils verfügbare kostenlose Version vorgenommen.

Funktionsumfang Rechnungssoftware	lexoffice	easybill	billomat	fastbill
kleinste Mitgliedschaft monatlich ab	4,90 €	9,00 €	6,00 €	5,00 €
Mindestvertragsdauer 1 Monat
Rechnung und Angebot erstellen
Auftragsbestätigung erstellen
Rabatt, Skonto, Fälligkeit, Umsatzsteuersätze
Brutto- / Nettopreise
veschiedene Währungen
Gutschrift erstellen
Kunden Bonitätsauskunft
Mahnungen erstellen
Projekte verwalten
Zeiterfassung
Versand per E-Mail + Post + digitale Signatur
Rechnungsdesign und Logo
Interface API, XML, CSV
Interface DATEV
Interface DTA / DTAUS
iPhone. iPad, Scan-App
Amazon, eBay und weitere
Speicherort in Deutschland
Bedienung, Nutzerfreundlichkeit, Support

Viele Funktionen oder eher schlanke Varianten wählen?

Sie müssen als Freiberufler selbst entscheiden, ob Sie auf viele verschiedene Funktionen Wert legen oder ob eine einfache Ausstattungsvariante genügend ist.

In den Kerngebieten Rechnungserstellung sowie in der Kundenverwaltung gibt es kaum Unterschiede bei den einzelnen Anbietern.

Doch wie immer bringt jede Software Alleinstellungsmerkmale mit, die sich in zusätzlichen Funktionen äußern.

So gibt es beispielsweise das Projektmanagement, was vor allem dann gut geeignet ist, wenn Sie nicht allein an einem Projekt arbeiten.
Hiermit lassen sich die einzelnen Aufgaben der Beteiligten gut koordinieren bzw. kann der Arbeitsfortschritt festgestellt werden.
Gleichzeitig haben alle unabhängig voneinander Zugriff auf die Daten. 

Andere Anbieter integrieren zum Beispiel Inhalte und Funktionen aus den Bereichen Buchführung und Finanzbuchhaltung.
Dies ist besonders praktisch, wenn gleichzeitig das Onlinebanking in vollem Umfang möglich ist.

Gerade hierin unterscheiden sich die Anbieter stark:
Teilweise können zwar die Buchungen eingesehen werden, es ist jedoch nicht möglich, selbst Zahlungen anzuweisen.

Bei anderen Anbietern hingegen kann der gesamte Zahlungsverkehr getätigt und überwacht werden.
Eine Bankfiliale ist dabei gänzlich überflüssig.

Ist die Finanzbuchhaltung integriert, werden die Daten automatisch übernommen. Man stelle sich das – vereinfacht gesagt – so vor:
Es wird ein Angebot mithilfe der Software geschrieben und direkt per E-Mail an den Kunden übermittelt.

Dieser bestätigt den Auftrag, der daraufhin im Projektmanagement verbucht wird.
Ist das Projekt abgeschlossen, wird die Rechnung erstellt und als offener Posten in der Buchhaltung geführt.
Sobald der Kunde gezahlt hat, bekommt die Rechnung den Status „bezahlt“, denn die Software sieht schließlich den Zahlungseingang auf dem Onlinekonto.

Geht die Zahlung hingegen nicht bis zur gesetzten Frist ein, wird automatisch das Mahnverfahren ausgelöst.
Eine Mahnung wird verfasst und kann an den Kunden gesendet werden.

Natürlich handelt es sich hierbei um eine stark vereinfachte Darstellung, die lediglich dazu dienen soll, den Vorgang in etwa zu erfassen. 

Sie müssen selbst wissen, in welchem Umfang Sie zusätzliche Funktionen benötigen. Setzen Sie diese nur selten ein, so lohnt sich die Anschaffung der gut ausgestatteten Version meist nicht.

Ein einfacher Überblick über den Stand eines Projekts oder über die Buchhaltung kann zur Not auch mit Excel angefertigt werden.
Vor allem dann, wenn Sie ohnehin die EÜR ohne Hilfe des Steuerberaters anfertigen, benötigen Sie in der Regel keine umfassende Rechnungssoftware mit DATEV-Schnittstelle. 

Wichtig:
Bei vielen Rechnungssoftwares ist eine starke Modularisierung der einzelnen Funktionen vorhanden.
Damit bleibt die Arbeitsoberfläche noch übersichtlich, denn auch das ist ein Kritikpunkt für die Auswahl der passenden Software.

Wer stets lange suchen muss, ehe er den gewünschten Punkt gefunden hat, wird mit der Software nicht glücklich werden.
Ein Blick sollte genügen, um das Wesentliche zu erfassen und herauszufinden, an welcher Stelle welche Funktion zu finden ist. 

Auswertungsmöglichkeiten durch die Rechnungssoftware

Viele Anbieter von Online-Rechnungssoftware bieten umfassende Reportingfunktionen an.

Dies ist überaus praktisch, wenn Sie die Entwicklung Ihres Unternehmens betrachten wollen.

Wie hat sich der Umsatz entwickelt?
Wie verhält sich der Gewinn? Sind die Kosten gestiegen?

Diese und weitere Auswertungen sind möglich und werden je nach Anbieter und Ausstattung der Software automatisch zur Verfügung gestellt.

Statistiken und Reports helfen dabei, die eigene Arbeit besser auf den Gewinn auszurichten und rechtzeitig zu erkennen, an welcher Stelle Verbesserungen nötig sind und wo vielleicht auch Grenzen der eigenen Tätigkeit auftreten können. 

Diejenigen, die einfach nur Rechnungen erstellen wollen und eine schlanke Software suchen, werden mit solchen Versionen, die über Reportingfunktionen verfügen, eher schlecht beraten sein.

Wer jedoch bereit ist, ohnehin in eine gut ausgestattete Software zu investieren, sollte besser auf dieses Detail achten.

Spätestens bei einer Betrachtung des gesamten Geschäftsjahres ist es unglaublich hilfreich, zu wissen, wie die Entwicklung von Umsatz und Gewinn während des letzten Jahres war. 

Einzelne Tools nutzen?

Sollten Sie vielleicht nur Angebote schreiben und Rechnungen erstellen wollen, lohnt sich die Anschaffung einer kompletten Software vielleicht gar nicht.

Dank des modernen Internets und der Dienste in der Cloud ist es möglich, nur einzelne Module einzusetzen.

Diese kommen dann in Form kurzer Tools daher – diese erfüllen dann allerdings auch wirklich nur die gewünschte Funktion.
Sofern Sie sich dafür entscheiden, auf verschiedene Tools zu setzen, kann die Investition in eine komplette Software die bessere Variante sein. 

Für die mobile Nutzung der verschiedenen Dienste sind Apps vorhanden. D
iese laden Sie sich einfach auf das Smartphone oder auf das Tablet und können so von unterwegs sämtliche Funktionen der Rechnungssoftware nutzen.

Besonders vorteilhaft ist das, wenn Sie öfter unterwegs sind oder noch im Urlaub einige Dinge fertigstellen bzw. Zahlungseingänge überwachen wollen.
Bedenken hinsichtlich der Sicherheit dieser Apps müssen Sie nicht haben, sofern Sie auf einen zertifizierten Anbieter setzen.
 
Wie bereits erwähnt wurde, sollten Sie nicht auf kostenlose Angebote zurückgreifen.
Es gibt verschiedene Anbieter, die Rechnungssoftware ohne Gebühren anbieten oder die zumindest einzelne Tools – unter anderem zur Rechnungserstellung oder zum Schreiben von Angeboten offerieren.

Diese sind jedoch zum einmaligen Download gedacht und kommen vielleicht noch mit einer kurzen Anleitung daher.
Doch was, wenn die hier enthaltenen Daten nicht mehr aktuell sind?

Eine Aktualisierung ist oft nur kostenpflichtig möglich oder überhaupt nicht erhältlich.

Die Software wird nicht weiterentwickelt und auch nicht an aktuelle Steuergesetze angepasst.

Dies ist besonders ärgerlich, wenn Sie damit eigentlich die EÜR erstellen wollen.

Daher gilt:
Nutzen Sie die Angebote zum kostenlosen Testen.

Eventuell ist die kleinste Version für Sie völlig ausreichend und Sie müssen nur wenige Euro im Monat in die Online-Rechnungssoftware investieren.

Dafür sind Sie auf der sicheren Seite, was rechtliche Regelungen bzw. Änderungen in der Steuergesetzgebung angeht und Sie profitieren von den in der Regel vorhandenen Zusatzfunktionen, die das Leben mit der Rechnungssoftware deutlich erleichtern.

Schauen Sie sich doch den Test auf unserer Seite an und entscheiden Sie dann, welche Software am besten zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt. 

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